Erst den Bedarf beschreiben, dann Preise anfragen
Eine neue Maschine, ein zusätzlicher Standort oder ein auslaufender Vertrag: Oft beginnt die Suche nach einem Energieangebot mit einem konkreten Anlass. Wer sofort einen Preis anfragt, erhält jedoch möglicherweise Angebote für unterschiedliche Mengen oder Lieferperioden. Der niedrigste Arbeitspreis lässt sich dann kaum sinnvoll einordnen.
Stellen Sie deshalb einheitliche Anfrageunterlagen zusammen, die alle angefragten Lieferanten erhalten. Darin steht, welche Lieferstellen einbezogen werden, wann die Belieferung starten soll und welcher Verbrauch zu erwarten ist. Fehlt noch eine Angabe, kennzeichnen Sie die Lücke und legen fest, wer sie klärt. So erkennen die Lieferanten, welche Daten bestätigt sind und welche noch ergänzt werden.
Diese Unterlagen gehören auf den Tisch
- Aktuelle Abrechnung: Lieferstelle, Marktlokations-ID als Kennnummer der Verbrauchsstelle, abgerechneter Zeitraum und Verbrauch.
- Bestehender Vertrag: Laufzeit, Kündigungsregelung, Preisbestandteile und vereinbarte Mengenbedingungen.
- Verbrauchsdaten: Jahresmengen und, wenn vorhanden, ein vollständiger Lastgang. Er zeigt, wann wie viel Energie benötigt wird; Einheit und Zeitbezug gehören dazu.
- Betriebliche Änderungen: neue Anlagen, Schichten, Standorte oder geplante Stillstände.
- Zuständigkeit: wer Angaben bestätigt, Angebote bewertet und den Abschluss freigibt.
Bei mehreren Standorten hilft eine Zeile je Lieferstelle. Eine Gesamtmenge allein reicht nicht, wenn die Standorte verschiedene Vertragsenden oder Messverfahren haben. Im Beitrag zur Beschaffung für mehrere Standorte finden Sie die passende Struktur dafür.
Welche Unterlage beantwortet welche Frage?
| Unterlage | Daraus wird erkennbar |
|---|---|
| Abrechnung | Menge, Zeitraum und Lieferstelle |
| Vertrag | Laufzeit, Fristen und Bedingungen |
| Lastgang, falls vorhanden | Zeitliche Verteilung des Verbrauchs |
| Betriebliche Planung | Bekannte Änderungen und offene Annahmen |
Den Vergleichsrahmen schriftlich festhalten
Legen Sie Lieferbeginn, Lieferende und das gewünschte Beschaffungsmodell fest. Soll ein Festpreis bewertet werden, muss klar sein, welche Bestandteile tatsächlich fixiert sind. Bei einem marktgebundenen Modell gehören Preisformel, Referenzmarkt und zusätzliche Entgelte in den Vergleich. Unterschiedliche Preislogiken sollten nicht in einer einzigen Spalte „ct/kWh“ verschwinden.
„Welche Annahme in Ihrem Angebot weicht von unseren Anfrageunterlagen ab?“ Diese Frage macht Unterschiede sichtbar, bevor ein Angebot ausgewählt wird.
Auch Angebotsgültigkeit und Rückmeldeweg gehören dazu. Ein früher eingegangenes Angebot kann auf einer anderen Marktsituation beruhen als ein späteres. Notieren Sie für jedes Angebot den Preisstand und das Ende der Gültigkeit. Vereinbaren Sie bei Bedarf ein gemeinsames Zeitfenster für aktualisierte Angebote, damit Sie bei der Entscheidung noch gültige Konditionen gegenüberstellen.
Beispiel aus der Produktionsplanung: Eine zweite Schicht soll erst im Juli beginnen. Beschreiben Sie diese Änderung mit ihrem Starttermin, statt die höhere Jahresmenge gleichmäßig auf alle Monate zu verteilen. Alle Lieferanten sollten denselben geplanten Verlauf kalkulieren.
Zur Bewertung gehört auch die Frage, ob der Anbieter seine Zusagen bei ungünstigen Marktpreisen wirtschaftlich tragen kann. Im Beitrag Lieferantenrisiko: sechs Fragen vor dem Vertragsabschluss finden Sie dazu konkrete Prüfpunkte.
Mit fehlenden Daten offen umgehen
Fehlt der Lastgang, lässt sich der erste Austausch mit der Rechnung und den bekannten Betriebszeiten vorbereiten. Für ein verbindliches Angebot kann der Lieferant zusätzliche Messdaten benötigen. Lassen Sie sich sagen, welche Daten fehlen und bis wann sie vorliegen müssen. Werden Mengen oder Schichtzeiten später geändert, müssen die betroffenen Angebote auf derselben Grundlage aktualisiert werden.
Prüfen Sie vor dem Versand, welche Angaben die angefragten Lieferanten wirklich benötigen. Unnötige Konto- oder Personaldaten gehören nicht in einen breiten Verteiler. Bewahren Sie eine datierte Fassung der Anfrageunterlagen auf; sonst ist später schwer erkennbar, welcher Lieferant welchen Stand erhalten hat.
Messwert, Annahme und offene Angabe unterscheiden
Zum Beispiel eine abgerechnete Jahresmenge samt Zeitraum.
Zum Beispiel eine neue Anlage mit geplantem Starttermin.
Festhalten, wer eine fehlende Angabe bis wann ergänzt.
Vom Angebot zur begründeten Entscheidung
Bewerten Sie Preis, Mengenrisiko, Abwicklung und Ihre eigenen Entscheidungswege gemeinsam. Ein Modell mit mehreren Einkaufszeitpunkten benötigt beispielsweise klare Freigaben. Welche Unterschiede zwischen Festpreis, Tranchen und marktgebundenen Modellen bestehen, erklärt unser Vergleich der Beschaffungsmodelle.
Die Bundesnetzagentur empfiehlt, beim Vertragsvergleich unter anderem Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisgarantien und Zahlungsbedingungen zu prüfen. Die konkreten Bedingungen Ihres Gewerbevertrags bleiben maßgeblich. Hinweise der Bundesnetzagentur zum Lieferantenwechsel.
Sie möchten Ihren nächsten Einkauf vorbereiten? Beschreiben Sie OPTUM Ihren Bedarf und den gewünschten Lieferbeginn. Im ersten Austausch klären wir, welche Unterlagen bereits vorliegen und was für eine belastbare Anfrage noch fehlt.
