Décrivez d'abord vos besoins, puis demandez un devis.
Nouvelle machine, site supplémentaire ou contrat arrivant à échéance : la recherche d’un fournisseur d’énergie débute souvent par une raison précise. Cependant, ceux qui demandent un prix immédiatement peuvent recevoir des offres pour des quantités ou des périodes de fourniture différentes. Dans ce cas, il est difficile d’évaluer correctement le prix unitaire le plus bas.
Par conséquent, établissez des documents de demande standardisés à envoyer à tous les fournisseurs contactés. Ces documents doivent préciser les points de livraison concernés, les dates de début des livraisons et la consommation prévue. Si des informations sont manquantes, indiquez clairement la nature de ces informations et désignez la personne chargée de les fournir. Ainsi, les fournisseurs pourront identifier les données confirmées et celles qui restent à compléter.
Ces documents doivent être posés sur la table.
- Facturation actuelle : Point de livraison, identifiant du point de consommation (MaLo-ID) comme numéro d’identification du point de consommation, période facturée et consommation.
- Contrat existant : Durée, politique de résiliation, composantes du prix et conditions de quantité convenues.
- Données de consommation : Quantités annuelles et, le cas échéant, un profil de charge complet. Ce profil indique quand et quelle quantité d’énergie est nécessaire ; l’unité et la référence temporelle doivent l’accompagner.
- Changements opérationnels : nouvelles installations, équipes, emplacements ou arrêts planifiés.
- Responsabilité : qui confirme les informations, évalue les offres et approuve la transaction.
Pour les sites multiples, il est utile de prévoir une ligne par point de livraison. Une quantité totale seule est insuffisante si les sites ont des dates de fin de contrat ou des méthodes de mesure différentes. La structure appropriée est décrite dans l'article sur Approvisionnement pour sites multiples.
Quel document répond à quelle question ?
| Document | Cela révèle |
|---|---|
| Facture | Volume, période et point de fourniture |
| Contrat | Durée, délais et conditions |
| Profil de charge, si disponible | Répartition temporelle de la consommation |
| Planification opérationnelle | Changements connus et hypothèses ouvertes |
Consignez par écrit le cadre de comparaison.
Définissez les dates de début et de fin de livraison, ainsi que le modèle d'approvisionnement souhaité. Si un prix fixe est évalué, il convient de préciser les éléments effectivement fixes. Pour un modèle basé sur le marché, la formule de prix, le marché de référence et les frais supplémentaires doivent être inclus dans la comparaison. Différentes logiques de tarification ne doivent pas être regroupées dans une seule colonne, comme « ct/kWh ».
« Quelle hypothèse de votre offre diffère de nos documents de demande de renseignements ? » Cette question permet de déceler les différences avant même qu'une offre ne soit sélectionnée.
La validité des offres et les procédures de retour d'information sont également importantes. Une offre antérieure peut reposer sur une situation de marché différente d'une offre ultérieure. Notez la date de référence des prix et la fin de validité de chaque offre. Si nécessaire, convenez d'un créneau commun pour les offres actualisées afin de pouvoir comparer les conditions en vigueur au moment de prendre votre décision.
Exemple de planification de la production : Une deuxième équipe est prévue pour juillet. Décrivez ce changement en précisant sa date de début, au lieu de répartir uniformément la quantité annuelle plus élevée sur tous les mois. Tous les fournisseurs doivent calculer le même calendrier prévisionnel.
L'évaluation porte également sur la capacité du fournisseur à maintenir ses engagements de manière rentable dans un contexte de prix de marché défavorables. Des points précis de cette liste de contrôle sont disponibles dans l'article Risque fournisseur : six questions avant de conclure un contrat.
Soyez transparent sur la gestion des données manquantes
Si le profil de charge est manquant, l'échange initial peut être établi à partir de la facture et des temps d'exploitation connus. Pour une offre ferme, le fournisseur peut exiger des données de mesure supplémentaires. Demandez-lui quelles sont les données manquantes et dans quel délai elles doivent être fournies. Si les quantités ou les horaires de travail sont modifiés ultérieurement, les offres concernées doivent être mises à jour avec ces mêmes informations.
Avant d'envoyer votre demande, vérifiez les informations dont les fournisseurs sollicités ont réellement besoin. Évitez d'inclure des données personnelles ou de compte inutiles dans une liste de diffusion. Conservez une copie datée des documents de demande ; à défaut, il sera difficile de déterminer ultérieurement quel fournisseur a reçu quelle version.
Distinguer mesure, hypothèse et information à clarifier
Par exemple, une quantité annuelle facturée incluant la période.
Par exemple, une nouvelle installation avec une date de mise en service prévue.
Indiquez qui fournira les informations manquantes et dans quel délai.
De l'offre à la décision motivée
Évaluez conjointement le prix, le risque lié à la quantité, le traitement et vos propres processus décisionnels. Un modèle à plusieurs dates d’achat, par exemple, exige des approbations claires. Notre comparatif des modèles d'approvisionnement explique les différences entre les modèles à prix fixe, par tranches et basés sur le marché.
L'Agence fédérale des réseaux recommande de vérifier la durée des contrats, les délais de préavis, les garanties de prix et les modalités de paiement lors de la comparaison des offres. Les conditions spécifiques de votre contrat commercial restent déterminantes. Informations de l'Agence fédérale des réseaux sur le changement de fournisseur.
Souhaitez-vous préparer votre prochain achat ? Décrivez vos besoins et la date de début de fourniture souhaitée à OPTUM. Lors de notre premier échange, nous préciserons les documents dont vous disposez déjà et les informations manquantes pour une demande complète.
