Électricité et gaz pour les gestionnaires immobiliers : moins de démarches individuelles

Gérez votre consommation d'électricité et de gaz – avec moins de processus individuels

De nombreux compteurs d’électricité des parties communes avec de faibles consommations individuelles, des points de livraison de gaz pour les bâtiments et des changements réguliers dans le parc immobilier : la charge de travail tient surtout au nombre de points de livraison. Votre société de gestion immobilière a besoin d’un fournisseur capable de traiter ce portefeuille de manière fiable. OPTUM EBA accompagne votre société dans l’approvisionnement en électricité et en gaz à prix fixe. Nous regroupons les points de livraison et les durées contractuelles et sélectionnons des fournisseurs dont les procédures conviennent à votre gestion. Une forte consommation par compteur n’est pas le point de départ de cette démarche.

Entre les assemblées de copropriétaires, les rendez-vous avec les artisans et les passations de gestion des biens, votre société de gestion immobilière a besoin de procédures claires. Nous vous fournissons une base concrète pour décider : des offres à prix fixe adaptées, des coûts compréhensibles par point de livraison et des responsabilités définies. Avant de conclure, vous savez quelles tâches nous prenons en charge et quelles validations vous incombent.

Votre avantage ne réside pas uniquement dans le prix de l'énergie. Un fournisseur d'énergie spécialisé dans les portefeuilles immobiliers peut simplifier les processus de gestion des points de fourniture, des modifications contractuelles et de la facturation. Nous mettons à profit notre connaissance approfondie du marché et notre expérience auprès des fournisseurs d'énergie pour y parvenir. Nous évaluons leur adéquation à différents points de fourniture avant de comparer les offres pour votre portefeuille et nous préparons avec vous les données et les responsabilités avant la finalisation du contrat.

Regrouper les immeubles et les contrats

Pour chaque point de fourniture, relevez l’adresse, le titulaire du contrat, l’identifiant du point, le type d’énergie, le volume annuel, la durée du contrat et le préavis de résiliation. Distinguez l’électricité des parties communes, le gaz de chauffage et les autres usages. Une période de référence commune facilite les comparaisons.

Pour regrouper les points de livraison, les contrats existants et les dates possibles de fourniture doivent être compatibles. Nous comparons la solution groupée à vos conditions antérieures et indiquons, pour chaque bien, où se situe l’avantage et quels coûts sont fixés.

Un accord-cadre pour le portefeuille

Au lieu de traiter chaque propriété individuellement en fonction de son code postal et de son fournisseur actuel, nous envisageons un appel d'offres groupé. Un accord-cadre peut établir des conditions tarifaires et de service communes. Les points de livraison participants et les composantes applicables à l'ensemble de la zone seront définis au préalable. Les frais de réseau, les redevances et la consommation réelle pourront toutefois varier d'une propriété à l'autre.

Votre parc immobilier s’agrandit. L’accord-cadre peut évoluer avec lui.

Si vous prenez en charge la gestion d’autres biens immobiliers, leurs points de livraison de gaz et d’électricité des parties communes devraient, dans la mesure du possible, pouvoir être intégrés au même contrat-cadre auprès du même fournisseur, avec le même portail et un interlocuteur direct. Dès la comparaison des offres, nous précisons à quelles conditions les modalités convenues restent applicables aux nouveaux points de livraison. Il s’agit notamment des limites de volume et de nombre de biens, des délais d’intégration et des règles de fixation des prix ; l’évolution du marché et les conditions du fournisseur jouent également un rôle. Cela ne promet pas une intégration illimitée à des prix identiques.

Il est tout aussi important de prévoir des procédures claires pour les biens sortant du parc géré, les déménagements, les changements de propriétaire et la vacance immobilière. Qui signale quel changement, quelle confirmation vous faut-il et quand prend-il effet ? Ces procédures doivent être définies avant le démarrage.

De la vue d'ensemble à l'appel d'offres

1. Organiser le portefeuille : rattacher les contrats, les factures et les informations restant à clarifier à chaque immeuble.
2. Évaluer les besoins : tenir compte des changements connus, des locaux vacants et de l’évolution de la consommation.
3. Définir le cadre : fixer l’engagement sur le prix, les durées de contrat adaptées et la portée de la garantie de prix.
4. Choisir des fournisseurs adaptés : examiner leur expérience des portefeuilles immobiliers, la gestion des points de fourniture, la facturation et la facilité de joindre leur service client.
5. Comparer les offres : comparer les offres disponibles et comparables de ces fournisseurs selon les prix, les durées de contrat, les fonctions du portail et du service, les règles d’ajout ou de retrait des points de fourniture et les dates de facturation.
6. Coordonner la mise en œuvre : Consigner les décisions, les responsabilités et les délais confirmés.

Les méthodes de travail disponibles dépendent des documents, des autorisations et des partenaires contractuels impliqués. Vous recevrez un cadre structuré pour la prise de décision, en concertation avec les propriétaires. Nous documenterons ensemble les approbations nécessaires et les prochaines étapes.

Une base de prise de décision pour vos propriétaires

Nous préparons les offres comparables disponibles de manière à ce que vous puissiez clairement présenter les différences à vos propriétaires ou clients. Cela inclut non seulement les coûts, mais aussi l'étendue des services, les dérogations et les conditions particulières. Le nombre et la comparabilité des offres dépendent du marché, du portefeuille et de l'étendue des travaux demandés.

Un seul portail pour de nombreux points de livraison

Un faible prix unitaire de l’énergie est peu utile si votre équipe doit suivre chaque modification individuellement. Par conséquent, les outils et les capacités de traitement du fournisseur de services publics sont essentiels lors de la sélection initiale : est-il possible de gérer et de maintenir collectivement de nombreux points de livraison ? Pouvez-vous localiser rapidement les compteurs, les factures et les statuts des contrats ? Pouvez-vous exporter des données, attribuer des autorisations et signaler les modifications avec un suivi précis ?

Nous comparons la facilité d’utilisation, le traitement des données en masse, la fiabilité de la facturation et la disponibilité d’un interlocuteur direct. Votre équipe de gestion doit pouvoir répondre aux propriétaires ; un choix soigné et l’accompagnement convenu visent à réduire les questions complémentaires et le travail à reprendre. Le fournisseur d’énergie choisi met le portail à disposition ; son périmètre et sa configuration sont convenus avec lui.

Documenter les relevés de compteurs et la consommation de manière traçable

Notez la date du relevé, le numéro du compteur et le relevé. En cas de remplacement du compteur, le dernier relevé de l'ancien compteur et le premier relevé du nouveau doivent être enregistrés séparément. Vérifiez si les valeurs facturées ont été relevées ou estimées.

Pour le gaz, le convertisseur de gaz permet de convertir les mètres cubes en kilowattheures à l’aide du pouvoir calorifique supérieur et du coefficient de conversion du volume. L’estimation selon la surface habitable fournit uniquement une première indication et ne remplace pas une facturation fondée sur la consommation mesurée.

Il convient de distinguer la répartition interne des coûts, la facturation des frais de chauffage et les éventuelles indemnisations de la fourniture d'énergie. Les responsabilités et l'étendue des services correspondants doivent être clairement définies.

Des dates de clôture communes plutôt que des dates de facturation dispersées

Une date de facturation standardisée simplifie la planification annuelle. Nous vérifierons si le fournisseur d'énergie peut proposer des dates uniformes de relevé des compteurs et de facturation pour votre portefeuille et quels ajustements sont nécessaires. Les conditions contractuelles existantes, les méthodes de comptage et les acteurs du marché concernés peuvent nécessiter des dispositions transitoires. Il est important de documenter la procédure convenue avant sa mise en œuvre.

Suivre les échéances et les décisions

Une liste centralisée des échéances permet d'éviter d'oublier des points de livraison spécifiques. Vérifiez séparément la date de fin de contrat et le délai de préavis. En cas de modification, les responsables doivent savoir quelle confirmation manque encore et quelle est la date de début de livraison convenue.

Pour les sociétés de gestion immobilière, OPTUM privilégie le modèle à prix fixe : la définition claire des composantes du prix et de la durée du contrat simplifie la planification et la communication avec les propriétaires. Toutefois, un prix fixe ne garantit pas un montant total fixe. La consommation, les taxes, les frais et autres éléments non garantis peuvent impacter les coûts.

Alléger le travail au-delà de l’énergie

Une société de gestion immobilière ne s’occupe pas seulement des contrats d’énergie. Questions, documents, échéances et changements dans le portefeuille prennent du temps chaque jour. Nous commençons par écouter : quelles opérations se répètent, quelles informations faut-il saisir plusieurs fois et quelles étapes pourraient être organisées plus fiablement ? L’énergie est un point de départ concret ; un allègement utile peut aussi concerner d’autres tâches de gestion.

Si vous avez besoin d’un soutien en personnel : OPTUM Personal accompagne la recherche de collaborateurs par le placement direct et la mise à disposition de salariés.

Votre prochaine étape

Indiquez-nous les tâches qui prennent particulièrement du temps dans votre gestion. Pour une demande concernant l’énergie, précisez d’abord le type d’énergie, le nombre de points de livraison, la période souhaitée et votre besoin. Si vous les connaissez déjà, indiquez la date de clôture de facturation souhaitée, les nouveaux biens prévus et les autres changements du portefeuille, ainsi que le besoin d’un portail fournisseur centralisé. Une liste des biens avec leur consommation et les dates de fin de contrat aide ensuite à la première clarification. Avant une analyse individuelle ou des demandes auprès des fournisseurs, nous convenons explicitement du périmètre des prestations et de leur rémunération ; votre demande elle-même ne constitue pas encore une mission payante.

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