Un changement commence par une répartition correcte.
La remise des clés est en cours, une propriétaire attend une réponse et, en même temps, un relevé de compteur manque. Votre société de gestion immobilière doit gérer de nombreuses démarches à la fois. Un nouveau contrat d’énergie doit faciliter ce travail. Pour chaque point de livraison, il faut néanmoins savoir quel contrat s’applique et qui se charge de la prochaine notification. La procédure suivante aide pour l’électricité des parties communes, par exemple l’éclairage de l’escalier ou l’ascenseur, et pour les autres contrats de fourniture que vous gérez pour le compte de vos mandants.
Les contrats de fourniture d'électricité des locataires doivent être gérés séparément. La gestion immobilière ne doit pas présumer automatiquement, de par son rôle, être partie à un contrat ou autorisée à modifier un contrat de fourniture privé. Il convient tout d'abord de définir clairement le mandat et les responsabilités de chacun.
Ce que signifie le changement accéléré de fournisseur d’électricité
Depuis le 6 juin 2025, selon l’Agence fédérale des réseaux, le changement technique de fournisseur d’électricité s’effectue en 24 heures et peut avoir lieu chaque jour ouvré. Il s’agit de l’échange de données entre les acteurs du marché. Les durées des contrats en cours et les conditions de résiliation ne sont pas raccourcies pour autant.
Un nouveau contrat de fourniture doit être conclu avant le début de la consommation d'électricité si le fournisseur choisi doit en être responsable dès le départ. Un contrat conclu après cette date ne peut avoir d'effet rétroactif. L'Agence fédérale des réseaux n'a pas, par ailleurs, imposé d'obligation générale de collecte préventive de données auprès des propriétaires ou locataires pendant plusieurs semaines. Agence fédérale des réseaux : Changement de fournisseur, emménagement et déménagement.
Pour les gestionnaires immobiliers, nous recommandons donc une procédure interne avec des responsables et une date de suivi propre à chaque dossier. Ce temps de préparation est une recommandation d’organisation, sans délai légal supplémentaire. La procédure accélérée concerne l’électricité ; ses règles ne doivent pas être reprises automatiquement pour le gaz.
Une fiche de point de livraison par contrat
Utilisez une ligne distincte pour chaque point de livraison. Cette liste de tâches peut constituer un bon point de départ :
- Immeuble et affectation précise de la fourniture, par exemple cage d’escalier ou chaufferie.
- Parties contractantes, personnes de contact et toute procuration existante.
- Identifiant du point de consommation (MaLo-ID), numéro de compteur et opérateur du point de comptage responsable, le cas échéant.
- Fournisseur actuel, date de fin du contrat et procédure de résiliation convenue dans le contrat.
- Date de transfert prévue, relevé de compteur documenté et état de traitement.
Consignez séparément le numéro du compteur et l’identifiant de la localisation de consommation (MaLo-ID) : l’un désigne l’appareil de mesure, l’autre le point de consommation. La fiche est une aide pratique, pas un formulaire officiel. Notez la date d’un remplacement de compteur pour pouvoir rattacher chaque relevé au bon appareil.
Relier remise, notification et confirmation
Exemple : une société de gestion immobilière prend en charge la gestion d’un immeuble le 1er novembre. Cela ne signifie pas, à lui seul, que le contrat de fourniture d’électricité se termine aussi ce jour-là. On clarifie d’abord le titulaire du contrat et le mandat, puis on rapproche les documents contractuels et la fiche du point de livraison. La nouvelle date de début de gestion et une éventuelle date de début de fourniture disposent donc de champs distincts.
Lors de la passation, consignez ensemble la date, le numéro du compteur et l’index relevé, si possible avec une photo lisible. En cas de remplacement d’un appareil, l’index final de l’ancien compteur et l’index initial du nouveau doivent figurer dans le même dossier.
Après la notification, notez quelle confirmation reste attendue. Comparez ensuite la date confirmée à la date prévue et à la première facture. En cas d’écart, un dossier complet avec notification, réponse et relevé facilite la vérification. Une séquence simple est : Documents complets → Notification envoyée → Confirmation vérifiée → Facture contrôlée.
Du cas individuel au portefeuille
Pour de nombreux biens immobiliers, une vue d'ensemble unifiée des échéances contractuelles et des tâches en cours est avantageuse. Des champs de données standardisés permettent de mettre en évidence les lacunes tout en préservant la distinction entre les différentes parties contractantes et les responsabilités de chaque bien. Un accord-cadre ne remplace pas cette répartition.
La page consacrée à la gestion immobilière et de copropriétés explique comment combiner les services d'approvisionnement et d'administration. Pour une vérification finale, notre article sur la vérification des factures d'électricité vous sera utile. Les étapes générales pour changer de fournisseur sont décrites dans la section « Préparation au changement de fournisseur d'électricité ».
