Un même lieu peut comporter plusieurs points de livraison.
Succursale, filiale et point de livraison ne sont pas synonymes. Un bâtiment peut avoir plusieurs contrats d'électricité et de gaz ; les contrats de différents sites peuvent également être détenus par différentes sociétés au sein de votre groupe. Par conséquent, pour les achats groupés, il est essentiel de déterminer clairement à quelle succursale et société appartient chaque point de livraison. Une liste de sites précise n'est fiable que si les affectations sont correctes.
Pour chaque point de livraison, enregistrez le partenaire contractuel, l'identifiant du point de consommation (MaLo-ID) (qui correspond au numéro d'identification du point de consommation), la source d'énergie, l'adresse de facturation et le nom du responsable. Ces informations figurent généralement sur la facture ; en cas d'informations manquantes, veuillez contacter le fournisseur. Indiquez les responsabilités non résolues, ainsi qu'une question de suivi et le nom du responsable. Cette liste de sites constituera une base de travail pour vos achats.
Les contrats ne doivent pas nécessairement se terminer le même jour.
Dans les réseaux de sites établis, il est courant que la durée des contrats et les délais de préavis varient. Un appel d'offres conjoint requiert donc un calendrier précisant les dates contractuelles confirmées. Il convient de vérifier quels points de livraison peuvent faire l'objet d'une demande conjointe et pour lesquels une date de début de livraison ne peut être fixée qu'à une date ultérieure. La consolidation organisationnelle n'entraîne pas la dissolution d'une relation contractuelle existante.
Par ailleurs, veuillez décrire comment seront gérées les nouvelles ouvertures, fermetures ou acquisitions. Un accord-cadre peut standardiser les processus ; les lieux, les quantités et les modifications qu’il couvre dépendent de ses termes et conditions. Cette appellation seule ne garantit ni un prix précis ni la prise en compte de chaque lieu de livraison ultérieur.
Cela transforme trois sites en une seule tâche d'approvisionnement claire.
Le siège social peut soumettre une demande conjointe, même si tous les points de livraison ne peuvent pas changer de fournisseur simultanément. L'élément crucial est de déterminer ce qui est déjà défini sur chaque site et ce qui reste à clarifier avant qu'un devis puisse être établi.
Exemple de travail fictif, sans données client. « Confirmé » fait exclusivement référence au statut de traitement supposé dans l’exemple.
| Information | A · Production | B · Succursale commerciale | C · Nouvel emplacement |
|---|---|---|---|
| Partenaire contractuel | Société d'exploitation | Société de vente | Cela reste à clarifier. |
| Point de livraison / Affectation MaLo | Courant A, attribué | Courant B, attribué | Gaz C, affectation à clarifier |
| Énergie / Méthodes de mesure | Électricité / RLM | Électricité / SLP | Gaz / Méthode de mesure à clarifier |
| Consommation / Période de référence | 820 000 kWh 01/01–31/12/2025 | 65 000 kWh 01/01–31/12/2025 | Pas d’historique propre au site ; hypothèse de besoin à clarifier |
| Fin du contrat | 31.12.2026, confirmé | 30.06.2027, confirmé | Engagement contractuel actuel à clarifier |
| Prochain début de fourniture | 01.01.2027 | 01.07.2027 | Prévu pour le 1er juillet 2027 ; non encore confirmé |
| Changement opérationnel | Un quart de travail supplémentaire est prévu ; les besoins supplémentaires restent à quantifier. | Aucun changement signalé | La date d'ouverture et les données des installations sont manquantes. |
| Qui va nous éclairer sur le point suivant ? | Équipe technique : compléter le planning du travail en équipes et le besoin supplémentaire attendu | Achat : Veuillez vérifier les données et l'approbation avant de demander un devis. | Gestion de projet : Clarifier l'opérateur, les délais et les besoins en gaz |
| État du traitement | Confirmé : Historique et date Ouvert : Quantité future | Confirmé : historique et date À clarifier : approbation interne | À clarifier : affectation, besoin et date ferme |
La décision concrète : A et B peuvent être préparés ensemble, avec des dates de début de fourniture distinctes. Pour A, l’équipe de travail supplémentaire reste une hypothèse de volume séparée. C est suivi comme dossier non résolu ; la date prévue n’est pas encore une possibilité de fourniture confirmée. Les volumes manquants ne sont pas intégrés au total comme des zéros.
Dans votre liste de tâches, indiquez également le document qui confirme chaque information. Pour une nouvelle ouverture ou une reprise, les chiffres précédents ne remplacent pas une analyse de l'utilisation future et du partenaire contractuel. Cela permet à Hasan Sahin et à son équipe énergie de compléter la documentation existante de manière ciblée, au lieu de recommencer les mêmes vérifications pour chaque site.
Les profils individuels restent économiquement pertinents
Un point de vente de boulangerie, un bureau et un entrepôt présentent des profils de consommation énergétique différents. Un bureau consomme la majeure partie de son énergie durant la journée, tandis que les unités de réfrigération de l'entrepôt peuvent également fonctionner la nuit. Ces variations de consommation temporelle sont appelées profils de charge. Par conséquent, à des fins de comparaison, il est nécessaire de disposer de la quantité totale d'énergie consommée et des données de consommation pour chaque point de livraison. Une consommation énergétique annuelle cumulée élevée n'implique pas nécessairement que tous les sites doivent être approvisionnés de la même manière.
Les zones de réseau et les bases de facturation peuvent entraîner des composantes de prix différentes. L’Agence fédérale des réseaux explique les composantes des prix de l’énergie. Un récapitulatif d’offre bien structuré distingue donc les coûts d’approvisionnement, de réseau et de comptage, ainsi que les autres postes indiqués dans l’offre concernée.
En complément : Mettre les factures d’électricité sur une base comparable →.
| Niveau de comparaison | Ce qui est enregistré séparément |
|---|---|
| Contrat | Partenaire contractuel légal, lieu de livraison, durée et délai de préavis. |
| consommation | Quantité, méthode de mesure et profil temporel par point de livraison. |
| Offre | Même période de fourniture et mêmes composantes de prix ; des écarts sont visibles. |
| Décision | Coûts totaux et effets liés à l'emplacement, approbations et règles de modification. |
Regroupez les documents de la demande tout en conservant les données de consommation de chaque site. Le fournisseur peut en constituer le profil global et tenir compte de différentes conditions contractuelles et de facturation. La direction centrale des achats peut ainsi expliquer pourquoi une offre convient au portefeuille.
Convenir d'une logique de comparaison pour tous les emplacements
Déterminez si la décision reposera sur le budget global, les coûts spécifiques à chaque lieu de livraison ou d'autres exigences. Un avantage à un endroit peut être contrebalancé par des conditions différentes à un autre. Examinez également les hypothèses de quantité, les prix fixes, les services supplémentaires et les règles relatives aux écarts. Cela garantira la transparence de l'adéquation globale de l'offre.
Les achats groupés nécessitent des autorisations. Qui peut solliciter des offres, signer des contrats et signaler des modifications ? Clarifiez à temps les procurations et les responsabilités internes. Pour les immeubles gérés, notre article sur les changements de points de livraison explique les étapes organisationnelles spécifiques ; un portefeuille d’entreprise ne relève pas automatiquement des mêmes responsabilités.
Comparer ensemble en gardant les différences visibles.
| Coordonner ensemble | Conserver par point de fourniture |
|---|---|
| Période de comparaison | Durée de contrat actuelle et premier début de fourniture possible |
| Critères de prix et de modèle | Volume consommé et profil dans le temps |
| Responsabilités internes | Identifiant, adresse et affectation du contrat |
Maintenir les données à jour après la conclusion du contrat.
Un portefeuille perd rapidement de sa valeur si les modifications de contrats restent éparpillées dans les boîtes mail individuelles. Mettez en place un référentiel centralisé et une procédure standardisée pour les nouveaux compteurs, les déménagements et les changements d'interlocuteurs. Un suivi mensuel ou trimestriel peut être intégré au suivi de la consommation d'énergie. Une liste des sites, les contrats en cours et l'historique de consommation disponible facilitent la comparaison des offres d'électricité pour entreprises avec OPTUM.
Si plusieurs contrats entrent dans le prochain cycle d’achat, la liste des sites permet de préparer une demande de portefeuille à OPTUM. Indiquez également les points de livraison dont les données ou les échéances restent à clarifier. Le premier entretien permet de déterminer quelles demandes sont déjà possibles et quels éléments doivent être complétés.
