Ein Standort kann mehrere Lieferstellen haben
Filiale, Niederlassung und Lieferstelle sind nicht dasselbe. Ein Gebäude kann mehrere Strom- und Gasverträge haben; die Verträge mehrerer Standorte können außerdem auf verschiedene Gesellschaften Ihrer Unternehmensgruppe laufen. Für einen gemeinsamen Einkauf muss deshalb zunächst klar sein, welche Lieferstelle zu welchem Betrieb und Unternehmen gehört. Eine übersichtliche Standortliste ist nur dann belastbar, wenn die Zuordnungen stimmen.
Erfassen Sie je Lieferstelle den Vertragspartner, die Marktlokations-ID als Kennnummer der Verbrauchsstelle, den Energieträger, die Abrechnungsadresse und die zuständige Person. Die nötigen Angaben finden Sie meist auf der Rechnung; fehlende Zuordnungen klären Sie mit dem jeweiligen Lieferanten. Markieren Sie offene Zuständigkeiten mit einer Rückfrage und einem Verantwortlichen. So wird aus der Standortliste eine Arbeitsgrundlage für den Einkauf.
Verträge müssen nicht am selben Tag enden
Unterschiedliche Laufzeiten und Kündigungsfristen sind bei gewachsenen Standortnetzen normal. Eine gemeinsame Ausschreibung braucht daher eine Terminübersicht mit bestätigten Vertragsdaten. Prüfen Sie, welche Lieferstellen bereits gemeinsam angefragt werden können und für welche erst später ein Lieferbeginn infrage kommt. Eine bestehende Bindung wird durch die organisatorische Bündelung nicht aufgehoben.
Beschreiben Sie außerdem, wie Neueröffnungen, Schließungen oder Übernahmen behandelt werden sollen. Ein Rahmenvertrag kann Abläufe vereinheitlichen; welche Standorte, Mengen und Änderungen er tatsächlich umfasst, ergibt sich aus seinen Bedingungen. Der Begriff allein garantiert weder einen bestimmten Preis noch die Aufnahme jeder späteren Lieferstelle.
Beispiel: Von drei Filialen sind zwei ab Januar frei, die dritte ist noch bis Ende Juni gebunden. In einer gemeinsamen Anfrage stehen deshalb zunächst zwei Lieferbeginne. Ob ab Juli ein einheitlicher Vertrag möglich und sinnvoll ist, wird mit den konkreten Angeboten geprüft.
Die Einzelprofile bleiben wirtschaftlich relevant
Eine Bäckereifiliale, ein Büro und ein Lager nutzen Energie unterschiedlich. Ein Büro verbraucht überwiegend tagsüber, während Kälteanlagen im Lager auch nachts laufen können. Solche zeitlichen Verbrauchsverläufe heißen Lastprofile. Für den Vergleich werden deshalb die Gesamtmenge und die je Lieferstelle verfügbaren Verbrauchsdaten benötigt. Eine hohe gemeinsame Jahresmenge ist kein Beleg dafür, dass alle Standorte auf dieselbe Weise beschafft werden sollten.
Unterschiedliche Netzgebiete und Abrechnungsgrundlagen können zu verschiedenen Preisbestandteilen führen. Die Bundesnetzagentur erläutert die Bestandteile von Energiepreisen. Eine sauber aufgebaute Angebotsübersicht trennt daher Beschaffung, Netz- und Messkosten sowie weitere Positionen, soweit sie im konkreten Angebot ausgewiesen sind.
Dazu passend: Stromrechnungen auf eine vergleichbare Grundlage bringen ↗.
| Vergleichsebene | Was getrennt erfasst wird |
|---|---|
| Vertrag | Rechtlicher Vertragspartner, Lieferstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. |
| Verbrauch | Menge, Messverfahren und zeitliches Profil je Lieferstelle. |
| Angebot | Gleicher Lieferzeitraum und gleiche Preisbestandteile; Abweichungen sichtbar. |
| Entscheidung | Gesamtkosten und standortbezogene Effekte, Freigaben und Änderungsregeln. |
Fassen Sie die Unterlagen für die Anfrage zusammen, erhalten Sie aber die Verbrauchsdaten der einzelnen Standorte. Der Lieferant kann daraus das Gesamtprofil bilden und zugleich unterschiedliche Vertrags- und Abrechnungsbedingungen berücksichtigen. So kann eine zentrale Einkaufsleitung erklären, weshalb ein Angebot zum Portfolio passt.
Eine Vergleichslogik für alle Standorte vereinbaren
Legen Sie fest, ob die Entscheidung nach Gesamtbudget, standortbezogenen Kosten oder weiteren Anforderungen getroffen wird. Ein Vorteil an einer Lieferstelle kann durch andere Bedingungen an einer zweiten aufgewogen werden. Prüfen Sie außerdem Mengenannahmen, Preisbindungen, zusätzliche Leistungen und Abweichungsregeln. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Angebot insgesamt passt.
Der gemeinsame Einkauf benötigt Freigaben. Wer darf Angebote einholen, Verträge abschließen und Änderungen melden? Vollmachten und interne Zuständigkeiten sollten rechtzeitig geklärt werden. Für verwaltete Immobilien erläutert unser eigener Beitrag zum Lieferstellenwechsel die besonderen organisatorischen Schritte; ein Unternehmensportfolio folgt nicht automatisch denselben Verantwortlichkeiten.
Nach dem Abschluss die Daten aktuell halten
Ein Portfolio verliert schnell an Nutzen, wenn Vertragsänderungen nur in einzelnen Postfächern bleiben. Vereinbaren Sie eine zentrale Ablage und einen Ablauf für neue Zähler, Umzüge und geänderte Ansprechpartner. Die monatliche oder quartalsweise Kontrolle kann mit dem Energiemonitoring verbunden werden. Für den Vergleich von Gewerbestromangeboten mit OPTUM helfen eine Standortliste, aktuelle Verträge und der verfügbare Verbrauchsverlauf.
Wenn mehrere Verträge in die nächste Beschaffungsrunde gehen, können Sie mit der Standortliste eine Portfolio-Anfrage an OPTUM vorbereiten. Nennen Sie dabei auch die Lieferstellen, für die Daten oder Termine noch offen sind. Im ersten Gespräch lässt sich klären, welche Anfragen bereits möglich sind und was ergänzt werden muss.
